Denne persondatapolitik beskriver, hvordan Havekolonien Storaaen 1958 behandler personoplysninger om medlemmer, tidligere medlemmer, købere, sælgere og andre personer, der er i kontakt med foreningen.
1. Dataansvarlig og kontaktoplysninger
Havekolonien Storaaen 1958 er dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, som foreningen foretager.
- Navn: Havekolonien Storaaen 1958
- Adresse: Haveforeningen Storaaen 1, 7500 Holstebro
- CVR-nr.: 43781499
- E-mail: formand@hf-storaaen.dk
- Hjemmeside: Foreningens hjemmeside · Den tidligere hjemmeside (arkiv)
Du kan kontakte os på ovenstående e-mailadresse, hvis du har spørgsmål til vores behandling af personoplysninger eller ønsker at gøre brug af dine rettigheder.
2. Hvilke personoplysninger behandler vi?
Vi behandler kun de oplysninger, der er relevante for foreningens administration og aktiviteter. Det kan blandt andet være:
- navn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse
- medlemsnummer, havenummer, medlemsstatus og tillidsposter
- oplysninger om medlemskab og brugsret til en havelod, herunder start- og slutdato
- brugs-, købs-, salgs- og overdragelsesaftaler samt underskrifter
- vurderinger, byggeansøgninger, godkendelser og anden dokumentation vedrørende havelodden og bebyggelsen
- oplysninger om kontingent, betalinger, restancer og andre økonomiske mellemværender
- korrespondance med medlemmet og notater, der er nødvendige for at behandle en konkret sag
- billeder og video fra foreningens aktiviteter og arrangementer
Vi behandler som udgangspunkt ikke CPR-numre eller følsomme personoplysninger. Vi beder derfor medlemmer om ikke at sende sådanne oplysninger, medmindre det er nødvendigt og aftalt med foreningen.
3. Formål og behandlingsgrundlag
Vi behandler personoplysninger til følgende formål:
- administration af medlemskab og brugsret til en bestemt havelod
- indgåelse, opfyldelse og dokumentation af aftaler om køb, salg og overdragelse
- opkrævning af kontingent og andre betalinger samt håndtering af restancer
- behandling af vurderinger, byggeforhold, forsikring og andre forhold vedrørende havelodden
- kommunikation om generalforsamlinger, møder, drift, vandforsyning, myndighedshenvendelser og andre relevante foreningsforhold
- planlægning og omtale af foreningens aktiviteter og arrangementer
- overholdelse af vedtægter, regler og lovgivning samt fastlæggelse, varetagelse eller forsvar af retskrav
Behandlingen sker efter en eller flere af følgende bestemmelser i databeskyttelsesforordningens artikel 6:
- Artikel 6, stk. 1, litra b: når behandlingen er nødvendig for at indgå eller opfylde medlems-, brugs- eller overdragelsesaftalen.
- Artikel 6, stk. 1, litra c: når behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, eksempelvis bogføringsregler.
- Artikel 6, stk. 1, litra f: når behandlingen er nødvendig for foreningens legitime interesser i at administrere og drive foreningen, kommunikere med medlemmerne, dokumentere haveloddernes forhold og beskytte foreningen og medlemmernes rettigheder.
- Artikel 6, stk. 1, litra a: når vi i en konkret situation beder om samtykke, eksempelvis til offentliggørelse af et portrætbillede. Et samtykke kan til enhver tid trækkes tilbage.
Almindelige situationsbilleder fra foreningens aktiviteter kan efter en konkret vurdering blive brugt på baggrund af foreningens legitime interesse i at fortælle om foreningslivet. Du kan altid kontakte os, hvis du ønsker, at et bestemt billede af dig bliver fjernet.
4. Hvor kommer oplysningerne fra?
Vi modtager som udgangspunkt oplysningerne fra personen selv. Vi kan også modtage relevante oplysninger fra:
- en køber, sælger eller anden part i en overdragelse
- foreningens bestyrelse, revisorer og vurderingsfolk
- Kolonihaveforbundet og den relevante kreds
- Holstebro Kommune og andre offentlige myndigheder
- bank, betalingsformidler, advokat eller inkassoforbindelse
5. Hvem deler vi oplysninger med?
Når det er nødvendigt og lovligt, kan vi dele relevante oplysninger med:
- Kolonihaveforbundet, den relevante kreds og vurderingsudvalg, blandt andet i forbindelse med medlemsregistrering, Havebladet, vurdering og overdragelse
- Holstebro Kommune og andre offentlige myndigheder
- foreningens bank, revisor og eventuel regnskabsassistance
- advokat, inkassobureau, domstole og fogedret i forbindelse med restancer eller andre retskrav
- leverandører af e-mail, hjemmeside, it-systemer, fillagring og sikkerhedskopiering, som behandler oplysninger på foreningens vegne
- andre modtagere, når medlemmet har bedt os om det eller givet samtykke
Kolonihaveforbundet behandler også medlemsoplysninger til sine egne formål. Du kan læse mere i Kolonihaveforbundets persondatapolitik.
Vi sælger ikke personoplysninger.
6. Behandling uden for EU og EØS
Vi tilstræber at anvende leverandører, som behandler personoplysninger inden for EU og EØS. Hvis en leverandør behandler oplysninger i et land uden for EU og EØS, sikrer vi, at der findes et gyldigt overførselsgrundlag og passende garantier efter databeskyttelsesreglerne.
Du kan kontakte os, hvis du ønsker nærmere information om en konkret leverandør eller et anvendt overførselsgrundlag.
7. Hvor længe opbevarer vi oplysningerne?
Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt til det formål, de er indsamlet til:
- almindelige medlems- og kontaktoplysninger opbevares under medlemskabet og slettes som udgangspunkt senest tre år efter medlemskabets ophør
- regnskabsmateriale opbevares i fem år fra udgangen af det regnskabsår, materialet vedrører, i overensstemmelse med bogføringsreglerne
- oplysninger om restancer, tvister og andre retskrav opbevares, indtil sagen er afsluttet og relevante forældelsesfrister er udløbet
- korrespondance om en konkret sag slettes som udgangspunkt senest tre år efter sagens afslutning, medmindre den indgår i anden dokumentation, som skal opbevares længere
- brugs-, købs-, salgs- og overdragelsesaftaler, vurderinger, byggetilladelser og anden dokumentation om havelodden opbevares, så længe materialet er nødvendigt for at dokumentere aktuelle eller historiske rettigheder og forpligtelser; ved overdragelse eller sagens afslutning vurderer vi, hvilke personoplysninger der fortsat er nødvendige
- billeder og video opbevares, så længe de har en saglig foreningsmæssig eller historisk værdi; materiale baseret på samtykke fjernes fremadrettet, hvis samtykket trækkes tilbage, medmindre anden lovlig opbevaring er nødvendig
Når en opbevaringsperiode udløber, sletter eller anonymiserer vi oplysningerne, medmindre lovgivningen kræver fortsat opbevaring.
8. Er det nødvendigt at give os oplysningerne?
De almindelige identitets-, kontakt-, medlems- og brugsretsoplysninger er nødvendige for, at vi kan optage dig som medlem og administrere din brugsret. Hvis vi ikke modtager de nødvendige oplysninger, kan vi som udgangspunkt ikke indgå eller administrere aftalen.
Det er frivilligt at give oplysninger, som ikke er nødvendige for medlemskabet eller aftalen. Vi oplyser særskilt, hvis en bestemt oplysning er frivillig eller behandles på baggrund af samtykke.
9. Sikkerhed og adgang
Vi beskytter personoplysninger med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger. Adgang gives kun til bestyrelsesmedlemmer og andre personer, der har et sagligt behov for oplysningerne. Personer med adgang instrueres i at behandle oplysningerne fortroligt og sikkert.
10. Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesreglerne en række rettigheder. Afhængigt af omstændighederne kan du have ret til:
- indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig
- at få urigtige eller ufuldstændige oplysninger rettet
- at få oplysninger slettet
- at få behandlingen begrænset
- at gøre indsigelse mod behandling, der sker på baggrund af en legitim interesse
- at modtage oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og få dem overført til en anden dataansvarlig
- at trække et samtykke tilbage; det påvirker ikke lovligheden af den behandling, der allerede er sket
Rettighederne er ikke ubetingede og afhænger af den konkrete behandling. Kontakt os på formand@hf-storaaen.dk, hvis du ønsker at gøre brug af en rettighed.
11. Automatiske afgørelser
Vi anvender ikke automatiske afgørelser eller profilering, som har retsvirkning eller tilsvarende væsentlig betydning for dig.
12. Klage til Datatilsynet
Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til først at kontakte os.
Du har også ret til at klage til:
Datatilsynet — Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby
13. Ændringer til persondatapolitikken
Vi opdaterer politikken, når det er nødvendigt, eksempelvis hvis vores behandling, it-systemer, leverandører eller lovgrundlag ændrer sig. Den gældende version vil være tilgængelig på foreningens hjemmeside.